発注依頼に関する作業を始める前に、分かっている情報、不足情報、関係者、期限を一つにまとめる場面です。
準備する情報
- 案件番号
- 顧客区分
- 商品・サービス
- 数量
- 金額
- 納期
- 現在分かっていること
- 不足していること
目的に不要な個人情報や固有名詞は、「A社」「顧客001」「社員001」のように置き換えます。社内規程と利用するAIサービスのデータ取扱いを確認し、認証情報や秘密情報は入力しません。
人が確認すること
- 見積、注文、受注、出荷、請求の内容が一致し、最新版の情報を使っているか
- AIが入力にない事実、理由、数値、期限を追加していないか
- 出力に不要な個人情報、顧客情報、社員情報、社外秘情報が残っていないか
- 送信、承認、支払、評価、登録、削除の前に原資料と照合したか
- 法律、税務、労務、契約、安全に関わる内容を責任者または専門家が確認したか
改善後の流れ
- 発注依頼の情報整理に必要な資料と情報を集める
- 個人情報、機密情報、認証情報を必要に応じて匿名化する
- 無料版、Plus版、その他AI汎用から利用環境に合うスクリプトを選ぶ
- AIの出力と原資料を担当者が照合する
- 「見積、注文、受注、出荷、請求の内容が一致し、最新版の情報を使っているか」を確認してから、送信・承認・登録・共有する
失敗時の扱い
情報が不足している場合、または原資料との不一致がある場合は、AIの出力を使用せず、原資料と関係者への確認に戻します。送信、承認、契約、価格、登録などの最終判断は担当者が行います。
関連用語: プロンプト、ハルシネーション、個人情報。料金・仕様確認日: 2026-08-20
# 依頼
以下の入力情報を使って「営業事務の発注依頼に必要な情報を整理する」を行ってください。
# 条件
- 入力された情報だけを使用してください。
- 不足している内容は推測せず「要確認」と表示してください。
- 事実、担当者の判断、AIの提案を分けてください。
- 金額、数量、日付、氏名、条件を変更しないでください。
- 最終的な送信、承認、登録、削除、評価は行わず、確認用の下書きを作ってください。
- 情報量が多い場合は、対象期間や件数を分けて処理してください。
# 出力形式
- 確認済み情報
- 不足情報
- 条件・期限
- 関係者と担当
- 次に準備すること
- 人が確認する項目
# 入力情報
案件番号：
顧客区分：
商品・サービス：
数量：
金額：
納期：
現在分かっていること：
不足していること：
# 依頼
添付した「見積書、注文書、受注台帳、出荷記録、請求資料」と補足情報を使って「営業事務の発注依頼に必要な情報を整理する」を行ってください。
# 処理方法
- 添付資料に記載された情報を優先してください。
- 複数資料の内容が異なる場合は統合せず、相違点として示してください。
- 可能な範囲で、根拠となるファイル名、ページ、行、項目名を示してください。
- 資料にない内容は推測せず「要確認」と表示してください。
- 事実、担当者の判断、AIの提案を分けてください。
- 金額、数量、日付、固有名詞、条件を変更しないでください。
- 原本を変更せず、担当者が確認できる結果として出力してください。
# 出力形式
- 確認済み情報
- 不足情報
- 条件・期限
- 関係者と担当
- 次に準備すること
- 資料間の相違
- 根拠資料と参照箇所
- 人が確認する項目
# 補足情報
案件番号：
顧客区分：
商品・サービス：
数量：
金額：
納期：
現在分かっていること：
不足していること：
あなたは「営業事務」の業務整理を補助するAIです。以下の資料本文と入力情報を使い、「営業事務の発注依頼に必要な情報を整理する」を行ってください。
【守る条件】
1. 提供された情報以外を事実として追加しない。
2. 不明な内容は「要確認」と表示する。
3. 事実、判断、提案を分ける。
4. 金額、数量、日付、固有名詞、条件を改変しない。
5. 最終判断が必要な事項を明示する。
6. 出力後に、矛盾、抜け、重複がないか自己点検する。
【出力】
- 確認済み情報
- 不足情報
- 条件・期限
- 関係者と担当
- 次に準備すること
- 人が確認する項目
【入力情報】
案件番号：
顧客区分：
商品・サービス：
数量：
金額：
納期：
現在分かっていること：
不足していること：
【資料本文】
ここに必要な資料本文を貼り付ける。