社内資料を整理してAIの読込量を減らす　文書インデックス作成テンプレート

社内AIへ大量の資料を毎回まとめて渡すのではなく、最初に資料の「目次」を作り、質問に必要な文書だけを選ぶ運用へ変えます。このテンプレートは、共有フォルダや社内ストレージにある規程、手順書、議事録、申請書、商品資料などを対象に、小さく始めるためのものです。

目的は資料を細かく分類することではなく、AIと社員が「どの資料を、いつ、どの条件で読むべきか」を判断できる状態にすることです。

このテンプレートを使う場面

• 共有フォルダに資料が増え、必要なファイルを探す時間が長くなった
• 社内AIへ複数のファイルを渡しているが、古い資料や無関係な資料まで読ませている
• 同じ質問でも、担当者によって参照する資料が違う
• 機密資料を外部AIへ送らないルールを、資料単位で整理したい
• 将来のRAG（検索拡張生成）導入に備えて文書を整理したい

まず作る3つのもの

1. INDEX.md：部署や業務ごとの大分類と検索方針
2. DOCUMENT_INDEX.csv：各資料の要約、状態、更新日、参照可否をまとめた台帳
3. AI利用ルール：機密区分、入力してよいAI、最終確認者を定めた短い規程

最初から全社の資料を対象にする必要はありません。問い合わせ対応、社内規程の確認、商品説明など、質問が繰り返される1業務から始めます。

DOCUMENT_INDEX.csvの基本項目

項目	記入内容	更新方法
document_id	資料を識別する固定ID	初回登録時に自動採番
title	社員が理解できる資料名	文書タイトルまたは人が確認
category	総務、経理、人事、営業などの大分類	フォルダ既定値を利用
summary	何のための資料かを100～200文字で説明	AI案を人が確認
keywords	検索に使う表記や言い換え	AI案を人が確認
file_path	実ファイルの保管場所	自動取得
owner	内容を更新する部署・担当	人が決定
status	draft、current、archive、obsolete	人が決定
confidentiality	public、internal、confidential、restricted	人が決定
updated_date	内容を確認した日	更新時に記録
ai_read_policy	外部AI可、社内AIのみ、AI参照禁止など	人が決定

一般企業向けの記入例

ID	資料名	状態	要約	AI参照方針
DOC-001	出張旅費規程	current	国内出張の申請、精算、上限額を定めた現行規程	社内AIのみ
DOC-002	旧経費精算手順	obsolete	旧システムで使用した手順。現行回答には使わない	AI参照禁止
DOC-003	商品問い合わせ回答集	current	一般的な商品仕様と回答例。個別顧客情報は含まない	承認済みAI可

導入手順

1. 対象業務を1つ決める：質問件数が多く、参照資料が20～100件程度の範囲を選びます。
2. 現行資料を洗い出す：ファイル名、場所、更新日、管理部署を取得します。
3. 重複と旧版を分ける：削除せず、current、archive、obsoleteを付けます。
4. 要約とキーワードを作る：AIで下書きしても、内容と機密区分は資料の管理者が確認します。
5. 質問から候補資料を選ぶ：まずインデックスを検索し、候補を数件に絞ってから本文を読みます。
6. 回答の根拠を表示する：資料ID、資料名、更新日を回答と一緒に残します。
7. 月1回見直す：旧版、所有者不明、更新期限超過を確認します。

ファイル追加・変更時の分担

自動取得	AIが下書き	人が決定
ID、ファイル名、パス、形式、更新日時、ハッシュ	タイトル候補、要約、キーワード、分類候補、関連資料候補	管理部署、責任者、現行状態、機密区分、AI参照可否

19項目すべてを毎回手入力すると運用が続きません。フォルダから継承できる値と、自動取得できる値を増やし、人が判断すべき項目だけを残します。

AIへ渡すときのルール

• 原則としてstatusがcurrentの資料を優先する
• archiveは経緯確認が必要な場合だけ使う
• obsoleteは回答根拠に使わない
• restrictedやAI参照禁止の資料は検索結果にも出さない
• 顧客名、個人名、連絡先、契約内容などを外部AIへ未加工で送らない
• 回答には参照した資料IDと更新日を付け、人が原文を確認する

効果測定

指標	導入前	導入後
1件の回答で開いた資料数	実測	実測
資料を探す時間	分	分
AIへ渡した入力トークン	利用サービスの記録	利用サービスの記録
旧版を参照した件数	件	件
人が修正した回答の割合	％	％

トークン数だけを成果にせず、検索時間、回答品質、旧版参照、機密情報の扱いも一緒に確認します。

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まとめ

最初に必要なのは、高価な検索システムではありません。対象業務を絞り、資料の状態、要約、機密区分、AI参照可否を一覧にすることです。インデックスから候補を絞り、必要な本文だけを読む流れを定着させると、検索時間とAIへ渡す資料量の両方を減らしやすくなります。