この用語の意味
アクセス制御（権限管理）とは、誰がどの情報、アプリ、共有フォルダを閲覧・編集・削除できるかを決める仕組みです。業務に必要な人へ、必要な操作だけを許可することで、情報の扱いを管理しやすくします。
何ができるか
共有フォルダなら「閲覧のみ」「編集可」「管理者」を分けられます。AI連携では、参照先を公開済み資料に絞り、編集・削除・権限変更を制限します。外部送信は読み取り権限だけでは禁止できないため、送信ツール、接続先、ネットワークなどの制御を別に確認します。退職、異動、外部委託の終了時に、不要になったアカウントや権限を外す運用にも使います。
実際に使うために必要なもの
対象となる情報、利用者またはグループ、必要な操作、権限を承認する担当者を一覧にします。個人に直接設定するより、部署や業務ごとのグループ・役割を使うと、異動や追加の際に見直しやすくなります。利用記録を残せる場合は、重要な閲覧・変更と権限変更を確認できるようにします。
使える権限の種類、操作記録、承認の流れは、利用するOS、クラウドサービス、共有サービスによって異なります。設定前に、対象サービスの公式資料と契約中の機能を確認します。
小さく試す運用例
まず、共有フォルダ内の公開済み資料だけをAIに要約させる場面から始めます。AI連携用のアカウントには読み取りだけを許可し、編集・削除を禁止します。外部送信を禁止する場合は送信ツールや接続先も制限し、通信ログで確認します。クラウドAIへ本文を渡すこと自体も外部送信なので、利用契約と送信許可を先に確認します。担当者は、連携前に対象フォルダと権限を確認し、1か月後に不要な閲覧先や利用者が残っていないかを見直します。
人が確認すること・注意点
権限が業務目的より広くなっていないか、共有アカウントを使っていないか、退職・異動・委託終了時に外す手順が決まっているかを確認します。公開、送信、削除、購入、契約など影響の大きい操作は、権限があっても人が内容を確認して判断します。AI連携では、AIが参照する情報の範囲と出力の扱いも担当者が確認します。
関連する事例・テンプレート
アクセス制御の前提となる利用者の管理は「アカウント」、保存先や共有の考え方は「クラウド」、情報を守る全体の取り組みは「情報セキュリティ」を参照してください。権限の追加・削除、有効期限、引継ぎを台帳で確認する例は、SNSアカウント権限・引継ぎ台帳で扱っています。
参考：Microsoft Learn「アクセス制御の概要」（確認日：2026年9月9日）
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