担当者が休んだとき、「どこまで終わっているのか」「次に何をすればよいのか」が分からず、仕事が止まってしまう。そんな困りごとを減らすために、業務の手順と進行状況を共有する引き継ぎツールを考えてみます。
この記事はアプリの制作案です。紹介する機能は、実際に制作・検証したアプリの動作を示すものではありません。
こんな困りごとはありませんか
- 担当者が休むと、作業の途中経過が分からない。
- 手順や資料の場所を本人に聞かないと、代わりの人が作業できない。
- 代行した内容が伝わらず、担当者が戻った後に確認が必要になる。
手順だけでなく、普段から「次にすること」も残せる仕組みを作ります。
アプリ案：引き継ぎノート
業務ごとに、担当者、代行者、期限、作業手順、進行状況をまとめるWebアプリです。担当者が不在のときは、代行者が一覧から対応が必要な業務を探し、手順と現在の状況を確認します。
最初は、毎月の請求書作成など、期限が決まっている定型業務を対象にすると、必要な情報を整理しやすくなります。試用には架空の情報を使います。
アプリがやること・できること
- 業務を一覧で見る：業務名、期限、担当者、代行者、進行状況を確認する。
- 手順を残す：必要な資料の場所、作業手順、判断に迷ったときの確認先を記録する。
- 次の作業を共有する：今どこまで終わっていて、次に何をするかを書き残す。
- 対応履歴を残す：代行者が行ったことと、残っている確認事項を記録する。
- 期限の近い順に確認する：今日や今週中に対応が必要な業務を探す。
使い方の例
- 担当者が「毎月の請求書発行」を登録し、期限、代行者、手順、資料の場所を入力します。
- 作業の途中で「請求内容は確認済み。次は請求書を作成」と記録します。
- 担当者が休んだ場合、代行者が一覧と手順を確認して対応します。
- 代行者は「請求書を作成し、責任者に確認を依頼」と記録します。担当者は戻った後、その続きを確認できます。
金額が合わないなど、手順どおりに進まない場合は、あらかじめ決めた確認先に相談します。
CodexとSitesで制作する
Codexに、作りたい画面、登録する項目、利用する人、データの保存・共有方法を伝え、Sitesで動くアプリの制作を依頼します。制作前に、自社で利用できるプラン、公開範囲、保存方法、費用や利用条件を確認してください。
URLを共有する形は便利ですが、URLでアプリを開けることと、入力したデータを複数人で共有できることは別です。 同じ情報を別の端末から確認するには、共有できる保存先と、それを利用する仕組みが必要です。ブラウザ内だけに保存する方式では、別の人の端末に自動では共有されません。
URLを知っている人が誰でも利用できる公開設定では、URLが意図しない相手に伝わると情報を見られたり、設定によっては変更されたりする可能性があります。業務情報を扱う前に、誰が閲覧・編集・削除できるかというアクセス制御を設計し、別の利用者からのアクセスも含めて確認します。ログインがあるだけで、利用を許可した人だけに制限できるとは限りません。
Codexへの依頼例
プロンプト例（コピーして利用できます）
中小企業の担当者と代行者が使う、業務の引き継ぎツールをSitesで作りたいです。
業務名、担当者、代行者、期限、進行状況、手順、資料の場所、次にすること、対応履歴を登録できるようにしてください。期限の近い業務を一覧で確認できるようにします。
複数の利用者が別々の端末から同じ情報を確認できる保存方法を検討し、閲覧・編集・削除を許可した人だけが行えるようにしてください。URLを知っているだけで業務情報を閲覧・変更できる状態にはしないでください。
保存先、利用者の制限方法、バックアップ・復元、データの削除方法、費用や利用条件、未対応の点を説明してください。最初は架空データだけで動作を確認し、別の利用者からのアクセスや誤操作も試してください。公開範囲は確認してから設定します。制作後は、担当者が登録した架空の業務を、別の利用者・別の端末から確認し、代行者が更新した内容を担当者側でも確認できるか試します。許可していない利用者が情報を閲覧・変更できないこと、保存や復元が想定どおりかも確認します。
導入前に決めておくこと
- どの業務を対象にし、誰が手順を更新するか。
- 誰が閲覧・編集・削除できるか。異動や退職時に権限をどう変更するか。
- どの情報を入力してよいか。顧客情報や個人情報、認証情報は、保存先や権限、社内ルールを確認するまで入力しない。
- データの保存先、バックアップと復元、不要になった情報の削除を誰が担当するか。
- アプリが利用できないとき、どの資料を使い、誰に連絡するか。
まずは不在時に困りやすい業務を３件ほど選び、代行者が記録だけを見て対応できるか試します。資料を探す時間や、担当者に確認した回数、対応できなかった箇所を記録し、使いながら手順を直していきます。