この用語の意味
スプレッドシートは、行と列で構成された表を作り、計算、集計、共有を行うソフトウェアです。代表的なものにMicrosoft ExcelとGoogle スプレッドシートがあります。用途や契約条件、共有方法は製品ごとに異なります。
何ができるか
売上、在庫、作業予定などを整理し、関係者と共有できます。数値を単なる記録で終わらせず、前週・前年との比較、推移、分類別の違いなどから変化を見つけ、人が理由を考えて次の確認や行動へつなげるために使えます。数式での計算・集計に加え、ExcelではマクロやVBAを使って定型計算を自動化したり、CSVなどのデータを取り込んで計算結果を表示したりする方法があります。Google スプレッドシートでも、関数、インポート機能、Apps Scriptなどを使い、用途に応じて同様の自動化を検討できます。
実際に使うために必要なもの
対象となる帳票・CSV・表計算データ、保存先、集計や確認に使うアプリを準備します。項目の意味、更新担当者、誤りを直す手順を先に決めます。費用は、ソフトウェアのライセンスまたは契約、保存容量、データ連携・マクロやスクリプトの作成、保守、利用者への説明にかかる時間に分けて確認します。
小さく試す運用例
毎週の問い合わせ件数を記録し、分類別の変化を確認します。最初は少量のCSVを手動で取り込み、計算式と集計結果を担当者が確認してから、定型作業だけをマクロ・VBAやスクリプトで自動化するか検討します。売上予測などを試す場合は、十分に積み重ねた過去データを用意し、「季節」「商品」「来店数」など何を重視して見るかを人が決めた上で、予測値と実績を比べます。
人が確認すること・注意点
編集権限、数式やマクロ・スクリプトの誤変更、個人情報を含む共有範囲を管理します。自動取込や自動計算の結果も、入力データの形式変更や例外で誤る場合があるため、確認担当者と復旧手順を決めます。売上予測などの解析結果は確定した将来を示すものではありません。どのデータを使うか、どの変化を重視するか、予測を業務判断に使ってよいかは人が指定・確認します。製品の機能・料金・利用条件は提供元の公式情報で確認します。
関連する事例・テンプレート
業務改善の進め方で目的・現状・確認するデータを整理し、改善事例と改善テンプレートも参照してください。自社の業務、データ、担当者に合わせて小さく試します。